Vollständige Digitalisierung des Screening-Prozesses der führenden Radiologiepraxis in der Region Aachen

Die Herausforderung: Sicherheit, Fachkräftemangel und Kostendruck im Fokus

Die Aachener Praxis führt pro Jahr über 40.000 solcher Untersuchungen durch. Bei dieser hohen Anzahl ist es essenziell, dass die Abläufe reibungslos laufen und höchste medizinische und datenschutzrechtliche Standards erfüllt werden. Eine maßgeschneiderte Individualsoftware von Bauer + Kirch sorgt heute dafür, dass die Prozesse der Screening-Einheit rund um das Mammografie-Screening vollständig digitalisiert und somit effizienter und präziser ablaufen – ein Gewinn für Ärztinnen und Ärzte, Untersuchungsteilnehmerinnen und das gesamte medizinische Team.

Die Radiologie im Kapuzinerkarree stand vor der Aufgabe, den hohen administrativen und organisatorischen Aufwand rund um das Mammografie-Screening zu bewältigen. Da die Medizinbranche einerseits stark vom Fachkräftemangel betroffen ist und andererseits unter hohem Kostendruck steht, muss die Softwarelösung nicht nur zuverlässig, sondern auch wirtschaftlich arbeiten. „Wir brauchten eine Lösung, die uns half, den enormen Verwaltungsaufwand zu reduzieren, und sich intuitiv bedienen ließ“, so Prof. Dr. Wein, Facharzt für Radiologie und einer der Leiter der Screening-Einheit.

Die Lösung: Durchgängige Digitalisierung aller Abläufe

„Der Screening-Prozess ist hochspezifisch und hat Anforderungen, die nicht mit denen in anderen Röntgenpraxen zu vergleichen sind. Da eine Standardlösung das nicht abbilden kann, haben wir uns für eine maßgeschneiderte Lösung von Bauer + Kirch entschieden“, erklärt Prof. Wein.

Bauer + Kirch entwickelte eine Individualsoftware, die speziell auf die Anforderungen der Screening-Einheit zugeschnitten ist. Diese Individuallösung digitalisiert den gesamten Screening-Prozess – von der Einladung der Teilnehmerinnen bis zur Befundübermittlung und der Rechnungsstellung.

Der digitalisierte Prozess beginnt mit der Anmeldung der Teilnehmerinnen, deren Daten von zentralen Meldestellen zunächst verschlüsselt bereitgestellt werden. Mit der Anmeldung der Teilnehmerin zur Untersuchung stehen die Daten sofort in der Software zur Verfügung. Für die Übertragung von Daten aus dem Screening-Gerät wurde eine Schnittstelle zur führenden Screening-Software MaSc programmiert. Sobald der medizinische Befund der Untersuchung vorliegt, werden alle weiteren Schritte über die Software koordiniert.

Enorme Zeitersparnis durch Automatisierung

Eine der größten Erleichterungen durch die neue Software ist die Automatisierung der Befundbriefe. Dank dieser können hunderte Normalbefunde pro Tag, die keine weiteren Maßnahmen erfordern, automatisiert in Form von Briefen an die Patientinnen und HausärztInnen versendet werden. Diese Automatisierung spart wertvolle Zeit und Ressourcen, was gerade in Zeiten des Fachkräftemangels essenziell ist. Auch die Teilnehmerinnen profitieren enorm vom schnellen Erhalt des Befundes, da ihnen so unnötige Sorgen erspart bleiben.

Bei unklaren Befunden oder Auffälligkeiten sind weitere Abklärungstermine erforderlich. Die Software sorgt dafür, dass alle Informationen und Abläufe optimal abgestimmt und dokumentiert sind – von der Vereinbarung des Abklärungstermins im programmierten Termin-Tool bis hin zur Untersuchungsart, Eintragung weiterer Befunde und Probenanalysen, beteiligter ÄrztInnen und der anschließenden Fallbesprechung in der multidisziplinären Fachkonferenz des Abklärungszentrums. Auch hier ist ein schneller, reibungsloser Prozess für die Patientinnen enorm wichtig.

Effiziente Rechnungsstellung und Mahnwesen

Neben Dokumentation der Befunde erleichtert die Software auch die Rechnungsstellung für privat versicherte Patientinnen erheblich. Hier übernimmt sie nicht nur die Erstellung der Rechnungen, sondern versendet bei ausbleibenden Zahlungen automatisch Zahlungserinnerungen und gleicht die Zahlungseingänge mit den Kontodaten ab – alles ohne manuelles Zutun. Auch die Fakturierung, d.h. die interne Honorarverteilung an die beteiligten ÄrztInnen, wird über die Software geregelt.

Weitere Funktionen und Zukunftsperspektiven

Zusätzlich erstellt die Software quartalsweise Berichte für die Praxis. Zukünftig ist auch die Implementierung von Selbstkontrollfunktionen denkbar, um durch Stichproben die Qualität der Untersuchungen weiter zu verbessern. Ein weiterer Punkt, der zur großen Zeitersparnis führt, ist der Datenbankanschluss. Über eine Suchfunktion ist die komplette Dokumentation zu einer Patientin/Teilnehmerin mit wenigen Klicks verfügbar.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Die Zusammenarbeit zwischen Bauer + Kirch und der Radiologie im Kapuzinerkarree lief reibungslos:

„Bauer + Kirch hat uns genau da abgeholt, wo wir standen. Sie haben die Lösung perfekt und in beeindruckender Geschwindigkeit umgesetzt und damit all meine Erwartungen übertroffen,“ lobt Prof. Wein und ergänzt: „Sowohl das Zwischenmenschliche als auch die Fachkompetenz waren grandios. Die Mitarbeiter haben stets die richtigen Fragen gestellt und waren sehr darauf bedacht, unsere Anforderungen bis ins kleinste Detail zu verstehen.“

Das Resultat: eine stabile, anwenderfreundliche Softwarelösung, die den gesamten Screening-Prozess durchdigitalisiert hat und sich nahtlos in den Praxisalltag integriert.

Ausblick: Ein Schritt in die Zukunft

Die maßgeschneiderte Software von Bauer + Kirch hat die Abläufe der Screening-Einheit in der Radiologie im Kapuzinerkarree nicht nur effizienter gemacht, sondern auch die Qualität und Zuverlässigkeit der Prozesse gesteigert. Die Software wird durch Bauer + Kirch nun kontinuierlich weiterentwickelt. „Mit dieser Lösung sind wir bestens gerüstet für die Zukunft. Dadurch, dass alle Prozesse automatisiert sind und keine Routineaufgaben mehr manuell erledigt werden müssen, konnten wir eine enorme Zeitersparnis erzielen“, resümiert Prof. Wein.

Hohes Potenzial für weitere Screening-Einheiten

In der Individualsoftware sieht Prof. Wein hohes Potenzial für weitere Screening-Einheiten. Als Mitglied des Vereins IGPVA – Interessengemeinschaft der Programmverantwortlichen Ärzte des Mammographie-Screening-Programm mit 93 Screening-Einheiten und ca. 180 ÄrztInnen, ist Prof. Wein gut vernetzt. „Bei meinen Kolleginnen und Kollegen, die zum großen Teil ihre Dokumentation manuell machen, stoße ich auf großes Interesse, wenn ich ihnen die Leistungen unserer Software präsentiere. Ich bin überzeugt, dass sich damit noch viele Potenziale heben lassen. Grundsätzlich ist ein Einsatz bei allen Screening-Einheiten, die mit Mammografie-Geräten mit der MaSc-Software arbeiten möglich. Und das ist die große Mehrheit.“, so Prof. Wein.